ΔΡΑΣΗ 1: Διαχείριση και Έλεγχος

Βασικά σημεία της δράσης είναι η σύσταση της Διαχειριστικής Επιτροπής του έργου (Project Steering Committee-PSC) και του Τεχνικού Διευθυντή, καθώς και ο καθορισμός των τεχνικών ομάδων κάθε εταίρου και των υπεύθυνων κάθε δράσης. Το έργο υπόκειται σε τελική επιθεώρηση από εξωτερική επιτροπή της Astrale.

Κύριος σκοπός της παρούσας δράσης είναι:

• Καθορισμός υψηλών προδιαγραφών διαχείρισης και εκτέλεσης του έργου: Προσοχή δύνεται στην τήρηση των προδιαγραφών από τα μέλη της τεχνικής ομάδας.
• Υλοποίηση state-of-the-art παραδοτέων για το  έργο.
• Καθιέρωση μηχανισμών σχεδιασμού και ελέγχου.
• Δημιουργία και τήρηση ασφαλούς περιβάλλοντος εργασίας με κατάλληλους μηχανισμούς ποιότητας και διαχείρισης κινδύνων.
• Μεγιστοποίηση αποτελεσμάτων για εταίρους και κοινό
• Ευαισθητοποίηση και προβολή αποτελεσμάτων

Ως γενικός συντονιστής αυτής της δράσης ορίζεται το ΠΚ. Ο ρόλος του γενικού συντονιστή ορίζεται ως διευθυντής και επόπτης όλων των δράσεων. Η σύσταση της Διοικούσας Επιτροπής, περιλαμβάνει 2 μέλη του ΠΚ (το ένα μέλος θα έχει τον ρόλο του γενικού διευθυντή), καθώς και 1 μέλος από κάθε εταίρο. Η Διοικούσα Επιτροπή(PSC) ευθύνεται για:

• Την αποφυγή τυχόν δυσλειτουργιών και προβλημάτων
• Την σφαιρική άποψη για το έργο και των κύριων προβλημάτων  αντιμετώπισης
• Προσδιορισμό συνολικής πρόοδο έργου
• Διαχείριση προτεραιοτήτων και σχεδιασμού
• Εξασφάλιση βέλτιστης ροής πληροφοριών μέσω των εταίρων
• Διαχείριση διάδοσης δραστηριοτήτων
• Εξασφάλιση ομαλής ολοκλήρωσης δράσεων και παραδοτέων
• Εξασφάλιση υψηλής ποιότητας παραδοτέων
• Εξασφάλιση εκλεξιμότητας δαπανών

Η Διοικούσα Επιτροπή θα συνεδριάσει 4 φορές το χρόνο, προκειμένου να αξιολογεί την πρόοδο των εργασιών και την επίλυση τυχών προβλημάτων.

Παρακάτω απεικονίζεται η Διαχειριστική Δομή του έργου:

Εικόνα 1: Δομή Διαχείρισης Έργου

Κατά τη διάρκεια αυτής της δράσης, προετοιμάζονται οι εκθέσεις προόδου, ​​οι τελικές εκθέσεις και οι οικονομικές καταστάσεις του έργου που παραδίδονται στην Ευρωπαϊκή Επιτροπή προς ενημέρωση. Οι προαναφερόμενες εργασίες απαιτούν τη συμμετοχή όλων των εταίρων με γενικό συντονιστή το ΠΚ.

Ο Τεχνικός Διευθυντής εκτελεί τακτικές συναντήσεις με τους Διευθυντές Δράσεων, αξιολογώντας την πρόοδο των εργασιών και ενημερώνοντας την Διοικούσα Επιτροπή. Η Διοικούσα επιτροπή ελέγχει την πρόοδο και συστήνει προτάσεις προσαρμογής όπου απαιτείται.

Όποτε κριθεί αναγκαίο, υλοποιούνται συναντήσεις του Τεχνικού Διευθυντή με τους διευθυντές δράσεων.

Γίνεται χρήση κατάλληλων δεικτών παρακολούθησης προόδου διευκολύνοντας στην αξιολόγηση υλοποίησης των εργασιών. Οι δείκτες παρακολούθησης προσδιορίζονται για κάθε δράση και βασίζονται στα πρακτικά των συνεδριάσεων, στα προβλήματα προς αντιμετώπιση, στις εκθέσεις διαχείρισης, στα σχόλια της επιτροπής LIFE+ αλλά και στην τήρηση του χρονοδιαγράμματος του έργου. Προγραμματίζονται τουλάχιστον 5 τεχνικές συναντήσεις κάθε έτος.

Το ΠΚ έχει την γενική ευθύνη της παρούσας δράσης.

Θα γίνει χρήση εξωτερικού ελεγκτή για τον έλεγχο των οικονομικών καταστάσεων συνοδευόμενες από την τελική έκθεση του έργου. Στόχος του εξωτερικού ελέγχου είναι ο έλεγχος τήρησης της νομιμότητας.

Το ΠΚ έχει την γενική ευθύνη της παρούσας δράσης.

Βασικός σκοπός της δράσης 1.4 είναι οι δραστηριότητες μετάδοσης των αποτελεσμάτων μετά την ολοκλήρωση του έργου. Οι εν λόγο δραστηριότητες συμπεριλαμβάνουν:

• Την μετάδοση, προς το ευρύτερο Ελληνικό κοινό, της πληροφορίας περί οδηγίας REACH και των σχετικών απαιτήσεων.
• Προώθηση του πρωτόκολλο σε μεγαλύτερα ποσοστά ομάδων-στόχου, συμπεριλαμβανομένων των βασικών δεικτών απόδοσης του περιβάλλοντος (environmental KPI’s) και των συναφή συστημάτων αξιολόγησης για την εφαρμογή του κανονισμού REACH.
• Πιλοτική εφαρμογή λειτουργικών εργαλείων του Κέντρου Πληροφόρησης.

Θα πρέπει να σημειωθεί ότι το ΠΚ και η ΜΟΗ έχουν προηγούμενη εμπειρία υλοποίησης προγραμμάτων LIFE, καθώς και μεγάλη εμπειρία στη συνεχόμενη μετάδοση των αποτελεσμάτων μετά την ολοκλήρωση των έργων. Προτεινόμενες δραστηριότητες μετάδοσης περιλαμβάνουν παρουσιάσεις σε συνέδρια και επιστημονικά περιοδικά, επιστημονικά άρθρα και συνεχής ενημέρωση της επίσημης ιστοσελίδας του έργου.

Το ΠΚ έχει την γενική ευθύνη της παρούσας δράσης.

Προβλέπονται τουλάχιστον 4 γενικές συναντήσεις όπου με βασικό θέμα την πρόοδο των δραστηριοτήτων του έργου.  Αυτές οι συναντήσεις συμπληρώνουν τις ad-hoc συναντήσεις του τεχνικού διευθυντή με τους διευθυντές δράσεων.

Σε κάθε συνάντηση θα συμμετέχουν τουλάχιστον ο τεχνικός διευθυντής, ο αντίστοιχος διευθυντής δράσης και ένας εκπρόσωπος κάθε εταίρου.

Επίσης προβλέπεται η υλοποίηση τουλάχιστον 20 τεχνικών συνεδριάσεων για την εξασφάλιση των απαραίτητων ενεργειών για την ομαλή τεχνική και οργανωτική εξέλιξη των δράσεων του .

Το ΠΚ έχει την γενική ευθύνη της παρούσας δράσης.